1on1미팅, 어떻게 시간배분을 해야할까?

효과적인 1on1미팅을 위한 시간 구성 Tip

1. 1on1미팅의 다양한 주제

1on1미팅(원온원, 1대1미팅)의 주요 목적은 멤버가 가진 문제 상황을 확인하고 이를 해결하기 위한 액션을 취함으로써 팀의 성과를 높이기 위한 것입니다. 따라서 1on1미팅에서는 멤버가 가진 문제에 대한 논의를 하게 되는데요, 1on1미팅에서 논의되는 멤버가 가진 문제는 단순히 팀 혹은 개인의 목표 달성에 직접적으로 영향을 미치는 것에만 국한된 것은 아닙니다. 업무 몰입을 저해해 팀의 목표달성에 간접적으로 영향을 미칠 수 있는 문제나 혹은 제거되었을 때 구성원에게 동기부여되는 문제들 또한 1on1미팅에서 다루어져야 하는 주제에요.

이에 따라 1on1미팅의 주제를 크게 세 가지로 분류하면 다음과 같습니다.

1) 목표 체크인
업무의 진척 현황과 업무 방해물을 확인하는 1on1 미팅

2) 성장 코칭
구성원의 희망 커리어에 대해 논의하고 현재 역량에 대해 피드백하는 1on1미팅

3) 몰입 강화
업무몰입에 영향을 끼칠 수 있는 개인적인 이슈 및 조직/팀문화 관련 의견 공유하는 1on1미팅

주제별로 1on1미팅을 나누어 진행하는 것이 효과적이지만, 매니징과 실무를 함께 진행하는 국내 기업의 리더들에게 이는 부담으로 다가올 수 있습니다. 따라서 클랩에서는 최소 1달에 1번 1on1미팅을 주기적으로 진행하되 최소 1시간을 가져갈 것을 제안해요. 그리고 이 때 위에 언급한 세 가지 주제를 모두 다루는 방안을 추천드립니다.

그렇다면 60분을 기준으로 1on1미팅을 어떻게 구성하면 좋을까요?

2. 어떻게 1on1미팅을 구성해야 할까? - 시간배분 방법(60분 기준)

1달에 1번, 60분 동안 진행되는 1on1미팅은 목표 체크인, 성장 코칭, 몰입 강화에 대한 주제를 전반적으로 다루는 것을 추천드립니다. 아래와 같이 시간을 구성하는 것이 가장 일반적이에요.

[ 일반적인 1on1미팅의 시간 구성 ]
- 지난 미팅의 액션아이템 회고(10분)
- 목표, 성장과 관련된 현황 확인 및 피드백 (30분)
- 그 외 몰입에 영향을 미치는 어려움에 대한 공유 (10분)
- 이번 미팅의 액션아이템 선정(10분)

액션아이템은 1on1미팅에서 매 번 다른 이야기가 나올 수 있도록 만드는 중요한 장치이자, 리더와 멤버 간의 신뢰 구축에 큰 역할을 합니다. 따라서 지난 미팅의 액션아이템을 회고하고 이번 미팅의 액션아이템을 선정하는 것을 1on1미팅 시작과 끝에 배치합니다.

그리고 목표 및 성장과 관련된 이야기를 약 30분 진행하는데요, 이 부분이 바로 멤버가 대면한 문제 상황을 캐치하기 위해 진행되는 중요한 부분입니다. 이 때 목표와 성장에 대한 이야기 비중은 꼭 5:5로 가져갈 필요는 없습니다. 만약 멤버와의 첫 1on1미팅이라면 목표에 대한 이야기를 진행하기보다는 멤버의 희망 커리어패스가 무엇인지, 현재 업무가 이에 부합하는지 등을 체크하는 내용을 중심으로 진행하는 것이 효과적입니다. 혹은 팀의 목표를 수립한 후 1on1미팅을 진행한다면 목표의 달성 과정보다는 목표 자체에 대해 적절하다고 생각하는지 등의 의견을 묻는 시간을 60~70%정도 가져가는 것을 추천드립니다.

마지막으로는 그 외 몰입에 영향을 미칠 수 있는 요소에 대해 확인합니다. 만약 멤버가 지난 미팅 때 이야기했던 건강 등 개인적 어려움이 있다면, 해당 부분이 현재에는 어떤 상황인지에 대해 물어봐주세요. 함께하는 점심식사나 커피타임 등을 통해 구성원의 개인적 이슈에 대해서는 충분히 알고 있다고 생각하실 수 있지만, 리더와 단 둘이 진행하는 1대1미팅에서는 또 다른 개인적 어려움을 공유할 수도 있습니다. 그렇기에 평소 대화를 많이 나누고 친밀감이 높은 멤버이더라도 ‘그 외의 어려움’에 대해 꼭 한번 물어보는 것을 추천드려요. 만약 1on1미팅 전에 조직문화 혹은 팀문화의 변화가 있었다면 1on1미팅 시간을 활용해 이러한 변화가 멤버의 몰입에 도움이 되었는지에 대해 물어보는 것도 좋습니다.

3. 시간배분에 따라 1on1미팅 준비하기

액션아이템 점검 및 수립, 목표/성장에 대한 이야기, 몰입과 관련된 그 외 어려움 등을 다양한 이야기가 오가야 하기 때문에 의외로 1시간이 부족하게 느껴지실 수 있는데요, 그렇기에 1시간 동안 효과적인 1on1미팅을 진행하려면 사전 준비가 필요합니다.

아래와 같이 1on1미팅을 미리 준비해보면 어떨까요?

1) 액션아이템 회고를 위한 지난 액션아이템 등록
지난 미팅노트를 확인해 등록해두었던 액션아이템을 이번 미팅노트 1번 아젠다로 등록합니다.

2) 목표/성장/몰입 방해요소의 히스토리 파악
지난 미팅노트들을 확인해 비중이 적었던 주제가 있는지, 지난 미팅 후 F/up이 필요한 주제가 있는지 확인합니다.

3) 미팅 전 미리 질문 등록 후 멤버에게 공유
목표/성장/몰입과 관련해 구성원의 어려움을 확인할 수 있는 질문을 미리 등록하고 구성원에게 공유합니다. 이 때 멤버와 진행했던 회의 노트, 칸반보드, 목표 달성 지표 등을 살펴보시면 좋아요.

이렇게 1on1미팅을 미리 준비하면 멤버 입장에서는 리더가 바쁜 시간 중 일부를 자신의 1on1미팅 준비를 위해 활용했다는 점에서 리더에 대한 신뢰가 높아질 수 있어요. 또한 질문을 사전에 공유함으로써 멤버가 1on1미팅의 아젠다를 미리 파악하고 이에 대한 대답을 사전에 준비함으로써 1on1미팅에서의 침묵을 줄일 수 있답니다. 그렇기에 편안한 분위기를 선호해 별도의 아젠다 등록이나 기록없이 1on1미팅을 진행하시는 분들도 있으시지만, 클랩에서는 미리 아젠다를 등록하고 1on1미팅의 기록을 꼼꼼하게 남기는 것을 추천드려요.

편하게 1on1미팅을 준비하고 운영하고 싶으시다면, 1on1미팅 솔루션인 클랩과 함께 해보시면 어떨까요?
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