캘리브레이션 미팅(조정 회의) 가이드

캘리브레이션(조정), 왜 해야 할까요?

캘리브레이션(Calibration)은 사전적으로 ‘교정’의 의미를 가집니다. 무게를 측정하기 전에 저울이 0을 가리키도록 맞추는 것이 대표적인 조정의 행동으로 볼 수 있는데요, 성과관리 측면에서 캘리브레이션은 일반적으로 직원평가 혹은 리뷰에서 발생하는 등급 조정의 절차를 의미합니다.

직원평가는 사람이 진행하는 영역이기에 객관적인 지표와 데이터를 근거로 삼더라도 개인별 편차가 발생할 수밖에 없습니다. 마치 음식점에 대한 별점을 남길 때 5점을 기준으로 점수를 깎는 고객이 있는 반면, 3점을 평균으로 극히 일부만 5점을 주는 고객이 있는 것처럼 말이죠. 따라서 같은 회사에 근무하는 매니저이더라도 개인의 성향에 따라 직원평가 등급을 부여하는 기준이 다를 수 있기에 이러한 편차를 줄이기 위해 진행하는 것이 캘리브레이션(등급 조정)입니다.

한 연구에 따르면 직원의 85%는 직원평가가 불공정하다고 느낄 때 이직을 결심한다고 합니다. 캘리브레이션(등급 조정) 절차는 직원평가의 기준을 맞춤으로써 평가 공정성을 확보할 수 있는 좋은 수단인데요, 따라서 직원평가 제도를 운영 중인 조직에서는 캘리브레이션 세션을 운영해 직원들이 느끼는 평가 공정성을 높일 필요가 있습니다.

구글(Google)의 등급보정회의(Calibration Meeting)가 대표적인 사례인데요, 해당 미팅을 통해 같은 조직의 매니저들이 모여 각자가 초안으로 작성한 개인별 직원평가 등급 현황을 살펴보며 평가의 기준을 맞춥니다. 이 회의를 통해 직원평가의 대상인 기대치 설정 및 그에 대한 달성치가 각 조직에서 일관된 기준으로 다루어졌는지, 그리고 성과에 대한 평가 결과가 공정한지에 대해 검토함으로써 매니저 개인의 성향에 의한 편향된 결과를 최소화하고 평가의 일관성과 객관성을 확보합니다.

쿠팡(Coupang)에서도 캘리브레이션 과정을 통해 직원평가 등급에 대한 보정을 진행합니다. 조정 절차에는 평가과정에 참여한 모든 이해관계자(1차 평가자, 2차 평가자, 경영진 및 HR 등)가 의견을 개진할 수 있으며 이러한 토론 과정이 진정한 협력을 위한 것임을 모두 인지한 상태로 논의가 진행됩니다. 그리고 직원평가 등급의 최종 확정을 위해서는 조정 참여자 전원의 동의가 필요한데요, 이처럼 엄격한 과정을 통해 최종 등급을 결정함으로써 직원평가의 공정성을 확보합니다.

캘리브레이션 미팅(조정 회의), 어떻게 진행할까요?

캘리브레이션 미팅은 크게 3단계로 나눌 수 있습니다.

1) 사전 준비

캘리브레이션 미팅을 진행하기에 앞서, HR팀은 매니저들이 평가자로 지정된 직원평가를 운영하고 그 결과를 정리합니다. 이 때, 매니저별로 도출한 평가등급의 비중을 표시하면 전체적인 등급 현황을 파악하기에 용이합니다. 또한 같은 등급을 받은 멤버들끼리 그룹핑을 한다면 동일 등급에 대해 비슷한 기준을 적용하고 있는지 빠르게 확인할 수 있으며, 캘리브레이션에 참여하는 매니저들이 해당 자료를 토대로 논의 필요한 직원평가 결과를 손쉽게 정리할 수 있습니다.

각 매니저들은 자신이 평가자로 지정된 직원평가에 대해 평가를 진행합니다. 캘리브레이션 회의 때 활용하기 위해 직원평가 과정에서 해당 등급 혹은 결과를 도출하게 된 근거를 정리할 필요가 있으며, 미리 다른 매니저의 직원평가 결과를 확인해 자신의 직원평가 기준과 상이하게 느껴지는 부분을 체크해 논의 필요한 영역을 구체화합니다.

2) 캘리브레이션 미팅 운영

HR팀은 캘리브레이션 미팅을 시작하며 캘리브레이션 미팅의 진행 목적, 방식, 주의사항 등을 전달합니다. 캘리브레이션 미팅의 목적은 매니저 간 직원평가의 기준을 맞추는 것이 바람직합니다. 따라서 매니저들이 타 팀원의 평가등급을 하향조정해 본인 팀원의 평가등급을 상향하는 등, 목적 외의 방식으로 캘리브레이션 미팅을 진행하지 않도록 주의사항에 해당 내용을 표기할 필요가 있습니다.

진행 방식은 특정 구성원의 등급 적절성에 대해 논의하는 방식을 활용할 수 있습니다. 이 경우, 구성원별로 논의시간 10분, 최종 등급에 대한 의사결정 시간 5분 등 시간을 할당해 운영할 때 효율적으로 운영할 수 있습니다. 만약 특정 구성원에 대한 논의가 길어진다면, 우선 다음 구성원으로 넘어간 후 협의되지 않은 구성원들에 대한 토론 시간을 별도로 가져가는 것을 추천드립니다.

캘리브레이션 미팅 운영 중, HR팀은 퍼실리테이터(facilitator, 회의 아젠다 논의에 참여하기보다 회의 중 상호작용을 촉진하여 회의의 목적을 달성하도록 돕는 역할)로서 참여합니다. 따라서 객관적인 자세를 유지하며 운영 방식에 맞게 미팅이 진행될 수 있도록 매니저 간의 토론을 중재하고 이끌어나아갑니다.

매니저는 동일한 기준으로 직원평가가 마무리될 수 있도록 기준을 맞추는 것을 목적으로 캘리브레이션 미팅에 참여합니다. 평가등급 초안을 제시했던 매니저는 어떠한 어떠한 근거로 해당 등급이 부여되어야 하는지에 대해 주장하고, 직원평가 등급의 조정이 필요하다고 생각하는 조정 참여자는 조정이 필요한 근거에 대해 주장합니다.

3) 캘리브레이션 미팅 종료 후

캘리브레이션 미팅이 종료된 후, HR팀은 최종적으로 조정된 직원평가 결과에 대해 매니저들에게 안내합니다. HR팀이 정리한 내용이 미팅 때 논의된 내용과 일치하는지 매니저와 함께 더블체크를 진행 후 최종 결과를 구성원들에게 공개합니다.

매니저들은 조정 결과로 공개된 직원평가 등급을 토대로 구성원과 평가 면담을 진행합니다.

캘리브레이션 미팅을 효과적으로 진행하는 Tip

캘리브레이션 미팅은 바쁜 매니저들이 함께 모여 시간을 투자한다는 점에서 효율적으로 미팅을 운영할 필요가 있습니다. 또한 HR팀 입장에서는 여러 개의 직원평가 결과를 취합하고 정리해서 미팅을 준비할 뿐 아니라, 미팅이 종료된 후에도 결과를 정리해야 하는 등 캘리브레이션 미팅을 위한 업무가 상당히 많은 편인데요. HR팀의 수고로움을 줄이고 매니저들의 시간을 효과적으로 활용하기 위한 캘리브레이션 미팅 Tip 세 가지를 공유드립니다.

1) 한 눈에 등급 분포를 살펴보세요.

캘리브레이션 미팅의 주요 목적이 직원평가 등급에 대한 기준을 맞추는 것인 만큼, 각 등급별 분포 상황을 살펴보는 것이 중요합니다. 특히 상대평가를 통해 등급별 비중을 엄격하게 관리하는 조직이라면 캘리브레이션 미팅 전/후의 등급 분포를 비교하며 적절한 직원평가 등급별 비중을 조절할 필요가 있습니다.

2) 캘리브레이션 과정을 잘 기록해두세요.

캘리브레이션 미팅의 목적이 직원평가 등급에 대한 기준의 싱크를 맞춤으로써 공정성을 확보하는 것이기에, 각 매니저들의 주장을 기록해두는 것은 중요합니다. 매니저들은 해당 기록을 토대로 구성원의 직원평가 등급이 도출된 과정을 정리해 구성원과의 평가 면담을 준비할 수 있습니다. 또한 혹여 최종 평가등급에 대한 이의가 제기된다면 캘리브레이션 미팅 기록을 토대로 해당 등급에 대한 자세한 근거 데이터를 마련할 수 있습니다.

3) 전체 매니저가 모이기 어렵다면, 2회에 걸쳐 캘리브레이션을 운영해보세요.

조직 규모가 커서 매니저의 숫자가 50명을 초과하는 등, 한 번의 캘리브레이션 미팅으로 조정 절차를 마무리하기 어려운 조직들이 존재합니다. 또한 조직 하이어라키가 3단계, 4단계 등으로 복잡할 경우, 각 매니저별 직책이 상이하기에 모든 매니저가 한 자리에 모여 의견을 교환하는 것이 쉽지 않은 경우도 존재합니다.

이럴 때에는 캘리브레이션을 2회로 나누어 진행하는 것을 추천드립니다. 예를 들어, 조직 구성이 [ 본부 - 팀 - 파트 ]로 구성된 경우, 파트장과 팀장급이 모여 1차 캘리브레이션 미팅을 진행해 각 파트원 및 팀원에 대한 1차 등급 조정을 진행합니다. 이후 본부장과 팀장급이 모여 2차 캘리브레이션 미팅을 진행해 팀장-파트장이 논의한 결과 중 추가적으로 조율이 필요한 부분에 대하여 본부-팀 단위의 시각에서 다시 한 번 등급 조정을 진행합니다.

혹은 규모가 100명 이하이더라도 매니저들과 함께 1차 캘리브레이션 미팅을 진행한 후, 경영진과 HR팀이 해당 결과를 토대로 2차 캘리브레이션 미팅을 통해 최종 등급을 확정하는 것도 방법입니다.

단 1차 캘리브레이션 미팅의 결과를 2차 캘리브레이션 미팅에서 수정하게 되는 경우, 1차 캘리브레이션 미팅에 참여한 매니저들에게 해당 등급 조정이 발생한 근거를 명확하게 공유하고 2차 캘리브레이션 미팅을 통해 도출된 직원평가 등급을 공개해야 합니다. 만약 이 과정이 누락될 경우, 1차 캘리브레이션에 참여했던 매니저가 예상한 등급과 전혀 다른 최종등급이 도출됨에 따라 직원평가 결과를 토대로 매니저가 멤버와 진행하는 평가 면담 과정에 어려움을 겪을 수 있습니다.

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