회고 템플릿으로 조직 문화를 바꾸는 방법

1. 왜 ‘회고’가 중요한가?

성장하는 조직에는 하나의 공통점이 있습니다. 바로 일을 끝내는 것에서 멈추지 않고 반드시 회고를 한다는 점입니다. 성장하는 개인과 팀은 업무를 마친 뒤 그 경험을 돌아보는 과정을 통해 다음의 시도를 더 나은 방향으로 개선해 나갑니다. 프로젝트가 끝난 뒤 ‘무엇이 잘 되었고, 무엇을 개선할 수 있을까?’를 돌아보는 과정이 반복될수록 개인과 팀은 더 빠르게 성장할 수 있습니다.

실제로 애자일 방식으로 일하는 조직에서는 회고가 핵심 활동 중 하나로 자리 잡고 있습니다. 회고는 프로젝트나 스프린트 이후에 팀이 함께 일하는 방식을 돌아보고 개선점을 찾는 활동이며 이를 통해 팀 생산성 향상, 협업 개선, 품질 개선 등의 효과가 나타나는 것으로 알려져 있습니다.

최근에는 IT 조직뿐 아니라 다양한 기업에서 회고 미팅과 회고 문화가 중요한 기업문화 키워드로 주목받고 있는데요, 빠르게 변화하는 환경 속에서 조직이 지속적으로 성장하기 위해서는 단순히 결과만 평가하는 것이 아니라일하는 과정 자체를 돌아보고 학습하는 문화가 필요하기 때문입니다. 어떤 프로젝트가 실패했다고 가정해 보았을 때 회고 없이 넘어가면 같은 문제가 반복될 가능성이 높습니다. 하지만 회고를 통해 ‘왜 일정이 지연됐는지’, ‘의사소통은 원활했는지’, ‘다음에는 무엇을 바꿀지’와 같은 질문을 함께 고민하면 팀은 지난 경험을 단순한 사건이 아니라 다음 성장을 위한 학습의 기회로 전환할 수 있습니다.

이처럼 회고는 단순히 업무를 되돌아보는 시간이 아니라 조직이 경험을 자산으로 축적하고 더 나은 방식으로 일하기 위한 중요한 과정이라고 볼 수 있습니다.

2. 회고 템플릿이 필요한 이유

회고가 중요하다는 사실은 많은 조직이 알고 있지만 실제로 꾸준히 회고를 운영하는 팀은 생각보다 많지 않습니다. 주변 동료들이나 다른 조직의 사례를 살펴보면 회고가 잘 자리 잡지 못하는 이유도 어느 정도 비슷합니다. 많은 팀이 회고의 필요성에는 공감하지만 어떻게 시작하고 어떻게 운영해야 할지에 대한 방법을 잘 모르기 때문입니다.

실제로 회고를 시도해 본 팀들의 이야기를 들어보면 다음과 같은 고민이 자주 등장합니다.

회고에서 정해진 명확한 질문이나 진행 방식이 없다면 자연스럽게 최근에 있었던 일들을 자유롭게 이야기하는 시간으로 흘러가기 쉽습니다. 때로는 업무 중 겪었던 어려움이나 불편했던 경험들이 중심이 되면서 회고가 문제 상황을 공유하는 자리로만 남기도 합니다. 또 어떤 경우에는 다양한 의견이 나오지만 무엇을 우선적으로 개선해야 할지 정리되지 않아 회고 미팅이 길어지고 구체적인 결론 없이 마무리되는 경우도 있습니다.

이러한 문제를 해결하는 가장 쉬운 방법이 바로 회고 템플릿을 활용하는 것입니다. 회고 템플릿은 회고 미팅을 구조화해 주는 질문과 기록 양식으로 회고의 흐름을 자연스럽게 이끌어 주는 역할을 합니다. 정해진 템플릿을 활용하면 회고가 단순한 대화나 의견 공유에 그치는 것이 아니라 구조화된 학습 과정으로 이어질 수 있습니다.

대중적으로 많이 사용되고 있는 기본 회고 템플릿은 다음과 같은 질문으로 구성됩니다.

이와 같은 질문은 회고의 흐름을 자연스럽게 만들어 줍니다. 잘된 점을 먼저 이야기하며 긍정적인 경험을 정리하고 이어서 어려웠던 점을 공유하며 문제의 원인을 살펴봅니다. 마지막으로 다음에는 무엇을 바꿀 수 있을지 함께 고민하면서 구체적인 개선 방향을 찾게 됩니다.이처럼 구조화된 질문은 팀이 단순히 경험을 이야기하는 데서 멈추지 않고 문제의 원인을 분석하고 다음 행동을 도출하도록 돕는 역할을 합니다.

또한 회고 템플릿은 팀원들이 각자의 경험을 정리해 이야기할 수 있도록 도와주기 때문에 특정 사람의 의견만 중심이 되는 것이 아니라 팀 전체의 다양한 관점을 공유하는 데에도 도움이 됩니다. 그 결과 회고에서 나온 의견을 바탕으로 실행 가능한 액션 아이템을 정리하기도 훨씬 수월해집니다.

특히 스타트업이나 성장 단계에 있는 조직에서는 회고 시간을 효율적으로 사용할 수 있고 회고 결과를 기록해 조직의 학습 데이터를 축적할 수 있기 때문에 회고 템플릿 활용이 더욱 중요합니다. 회고 템플릿은 회고 경험이 없는 팀도 쉽게 회고를 시작할 수 있도록 돕기도 합니다.

스타트업이나 빠르게 성장하는 조직에서는 업무 속도가 빠르고 동시에 다양한 프로젝트가 진행되는 경우가 많기 때문에 회고를 하고 싶어도 별도의 시간을 내기 어렵거나 회고를 어떻게 운영해야 할지 고민하다가 실행하지 못하는 경우도 생깁니다. 하지만 회고 템플릿을 활용하면 짧은 시간 안에서도 핵심적인 질문을 중심으로 회고를 진행할 수 있어 시간 활용 측면에서 효율적입니다.

또한 회고 내용을 템플릿 형태로 기록해 두면 시간이 지나면서 조직 안에 경험과 노하우가 자연스럽게 축적됩니다. 특정 프로젝트에서 일정 관리나 협업 방식에 대한 개선점이 도출되었다면 이후 유사한 프로젝트를 진행할 때 그 기록을 참고할 수 있습니다. 축적된 회고 기록은 조직이 같은 문제를 반복하지 않고 더 나은 방식으로 일하는 데 도움이 되는 중요한 학습 자료가 됩니다.

회고 템플릿은 회고 경험이 많지 않은 팀에게도 좋은 출발점이 됩니다. 처음 회고를 시도하는 팀에게 ‘자유롭게 이야기해 보자’라고 하는 것보다 몇 가지 질문이 담긴 템플릿을 활용하는 것이 훨씬 부담이 적고 참여도도 높아지기 때문입니다.

회고 템플릿은 회고를 복잡하게 만드는 도구가 아니라 누구나 쉽게 회고를 시작하고 지속할 수 있도록 돕는 실용적인 방법입니다. 작은 질문 몇 가지로 시작한 회고가 반복되다 보면 팀은 점점 더 자연스럽게 경험을 돌아보고 개선점을 찾게 되고, 이러한 과정이 쌓이면서 회고 문화가 조직 안에 자리 잡게 됩니다. 

이러한 이유들로 회고 템플릿은 회고 문화를 조직에 정착시키는 가장 쉬운 방법이라고 할 수 있습니다.

3. 상황별 회고 템플릿 소개

회고 템플릿은 모든 상황에서 동일한 방식으로 사용하기보다는 회고의 목적과 상황에 맞게 활용하는 것이 효과적입니다. 개인이 자신의 업무를 돌아보는 회고와 팀이 협업 방식을 점검하는 회고, 그리고 프로젝트를 마친 뒤 진행하는 회고는 각각 바라보는 관점과 질문의 방향이 다르기 때문입니다.

회고를 시작할 때는 “지금 우리가 돌아보고 싶은 것은 무엇인가?”를 먼저 생각해 보는 것이 좋습니다. 개인 회고, 팀 회고, 프로젝트 회고로 나누어 각각의 목적과 효과를 간단히 살펴보고 상황에 맞게 활용할 수 있는 회고 템플릿을 함께 알아보겠습니다.

3-1. 개인 회고 템플릿

개인 회고는 자기 성장과 업무 성찰을 위한 회고입니다. 하루 혹은 일주일 동안 어떤 일을 했는지 돌아보고 그 과정에서 잘된 점과 개선할 점을 스스로 정리해 보는 시간입니다. 개인 회고를 통해 자신의 업무 방식이나 습관을 객관적으로 바라볼 수 있고 조금씩 개선을 반복하면서 개인의 성장 속도를 높일 수 있습니다.

개인 회고는 다른 사람과 함께 진행하는 팀 회고와 달리 비교적 부담이 적기 때문에 회고를 처음 시작하는 사람에게도 좋은 출발점이 될 수 있습니다. 스스로의 경험을 돌아보고 기록하는 과정만으로도 자신의 업무 패턴이나 강점, 개선이 필요한 부분을 발견하는 데 도움이 됩니다.

개인 회고는 팀이나 프로젝트 회고에 비해 비교적 간단하게 진행할 수 있기 때문에 주 단위로 운영하는 것도 부담이 적습니다. 매주 금요일 오후나 한 주의 업무가 마무리되는 시간에 10분 정도를 정해두고 짧게라도 개인 회고를 작성해 보는 방식입니다.

3-2. 팀 회고 템플릿

팀 회고는 팀의 협업 방식과 일하는 방법을 함께 돌아보는 과정입니다. 팀 단위로 회고를 진행하면 업무 과정에서 발생했던 문제를 공유하고 서로의 관점을 이해하며 더 나은 협업 방식을 찾을 수 있습니다.

대표적인 팀 회고 방법 중 하나가 KPT 회고인데요, KPT 회고는 비교적 단순한 구조를 가지고 있어 많은 조직에서 널리 활용되고 있으며 회고 경험이 많지 않은 팀도 쉽게 시작할 수 있는 방법입니다.

팀 회고를 진행할 때는 각 팀원이 자신의 경험을 바탕으로 의견을 공유하고 그 내용을 함께 정리하면서 팀의 일하는 방식을 점검합니다. 다음과 같은 질문을 중심으로 이야기를 나눌 수 있습니다.

이러한 질문을 중심으로 대화를 나누다 보면 자연스럽게 지금 팀이 잘하고 있는 점과 개선이 필요한 부분을 함께 확인할 수 있습니다. 또한 회고 과정에서 나온 아이디어를 바탕으로 다음 스프린트에서 시도해 볼 작은 변화들을 정리할 수도 있습니다.

팀 회고는 보통 스프린트 종료 후 또는 월 1회 정도의 주기로 진행하는 경우가 많습니다. 중요한 것은 회고 간격이 너무 길어지지 않도록 하고 정기적으로 꾸준히 진행하는 것입니다. 회고를 지속적으로 반복하다 보면 팀원들도 점차 회고에 익숙해지고 자연스럽게 팀 안에 회고 문화가 자리 잡게 됩니다.

3-3. 프로젝트 회고 템플릿

프로젝트 회고는 하나의 프로젝트가 마무리된 이후 성과와 실행 과정을 함께 돌아보는 데 초점을 둡니다. 프로젝트 진행 과정에서 어떤 의사결정이 이루어졌고, 어떤 부분이 잘 작동했으며, 어떤 부분이 어려웠는지를 팀이 함께 돌아보는 시간입니다.

프로젝트 회고는 단순히 결과만 평가하는 것이 아니라 프로젝트가 진행되는 과정에서의 협업 방식, 의사결정 구조, 일정 관리 방식 등을 종합적으로 살펴볼 수 있다는 점에서 의미가 있습니다.

프로젝트 회고는 보통 신규 서비스 출시, 마케팅 캠페인, 주요 프로젝트가 종료된 시점 등에 진행하면 효과적입니다. 프로젝트를 마친 직후에 회고를 진행하면 당시의 상황과 경험이 생생하게 남아 있기 때문에 구체적인 인사이트를 얻을 수 있습니다.

이러한 프로젝트 회고를 통해 팀은 이번 프로젝트에서 어떤 성과를 얻었는지뿐만 아니라 어떤 방식의 협업이 효과적이었는지, 다음 프로젝트에서는 무엇을 개선할 수 있을지를 함께 고민할 수 있습니다. 프로젝트 회고는 하나의 프로젝트 경험을 다음 프로젝트의 더 나은 실행으로 연결해 주는 중요한 과정입니다.

4. 회고 방법과 진행 팁

회고 템플릿이 있어도 진행 방식이 좋지 않으면 효과가 떨어질 수 있습니다. 실제로 회고를 진행할 때 도움이 될 수 있는 팁을 살펴보겠습니다.

4-1. 비난이 아닌 학습을 목표로 한다

회고는 누군가의 실수를 지적하는 자리가 아니라 팀의 학습을 위한 자리여야 합니다. “누가 잘못했는가?”가 아니라 “다음에는 무엇을 바꿀 수 있을까?”에 집중해야 합니다.

4-2. 모든 팀원이 참여하도록 한다

회고 미팅에서 가장 중요한 것은 모든 팀원이 의견을 낼 수 있는 환경을 만드는 것입니다. 전 팀원이 참여할 때 회고를 통해 원하는 결과를 얻을 수 있지만 실제 회의에서는 적극적으로 발언하는 사람과 그렇지 않은 사람이 나뉘는 경우가 많습니다. 전체 참여를 유도할 수 있는 간단한 방법을 안내드립니다.

첫째, 포스트잇 또는 온라인 보드를 활용합니다. 포스트잇을 나눠주고 회고 템플릿 질문에 따라 항목별로 의견을 작성하도록 하고 모두 한 곳에 모아봅니다. 이후 비슷한 의견끼리 묶어 정리하고, 팀이 중요하게 생각하는 주제를 중심으로 이야기를 나누면 됩니다. 특히 여러 번 거듭해서 겹치는 의견들을 함께 유의해서 살피고 꼭 반영해야 하는 의견을 분류해서 정리합니다.

이렇게 하면 특정 인원만이 회의를 주도하기보다 팀 전체의 의견을 기반으로 회고가 진행됩니다. 포스트잇 대신 온라인 협업 보드를 사용하는 경우도 많은데요, Miro, FigJam, Notion 보드 등의 프로그램을 활용하면 원격 근무 환경에서도 원활히 회고를 진행할 수 있고, 함께 근무하는 환경에서도 별도의 준비물 없이 진행할 수 있습니다.

특히 온라인 보드 활용 시 동시에 여러 사람이 의견을 작성할 수 있고, 의견을 자동으로 정리하거나 그룹화할 수 있으며, 회고 내용을 기록으로 남기기 쉬운 등의 장점이 있습니다. 특히 프로젝트 회고나 팀 회고처럼 여러 사람이 참여하는 경우에 각자 의견을 먼저 작성한 뒤 함께 토론하는 방식이 더 효과적인 경우가 많습니다.

둘째, 위의 방법으로 의견을 내기 어려워한다면 익명으로 의견을 작성해보는 것도 좋은 방법입니다. 회고 미팅이 잘 운영되지 않는 가장 큰 이유 중 하나는 솔직한 의견을 말하기 어렵다는 점입니다. 특히 조직문화가 수평적이지 않거나 팀 내 관계가 아직 충분히 형성되지 않은 경우에는 문제를 직접적으로 이야기하기 어려울 수 있습니다. 회고 시작 전에 아래와 같은 질문을 익명으로 작성하도록 할 수 있습니다.

이 의견들을 익명으로 수집한 뒤 회고 미팅에서 함께 살펴보면, 평소 회의에서 쉽게 나오지 않는 이야기들이 등장하기도 합니다. 특히 조직문화나 협업 방식에 대한 피드백은 익명 방식이 더 솔직하게 나타나는 경우가 많습니다.

익명 의견을 받을 때는 구글폼이나 설문 도구를 활용하거나 포스트잇 작성 후 작성자를 공개하지 않는 방식 등의 방법을 활용할 수 있습니다. 다만 익명으로 의견을 작성 시 무례하거나 공격적인 의견이 나올 수 있고 비난이나 감정 표현으로 흐를 수 있으므로 사전에 그라운드룰을 명확하게 정하여 함께 공유하고 숙지한 후에 회고를 시작하는 것이 중요합니다. 회고의 목적은 누군가를 평가하는 것이 아니라 팀의 일하는 방식을 개선하는 것입니다.

셋째, 투표 기능을 활용합니다. 팀원들이 함께 낸 의견(포스트잇, 카드 등)을 우선순위로 정리하기 위해 손들기와 같이 빠르고 손쉽게 적용할 수 있는 방식으로 의견을 모아봅니다.

의견을 분류하여 이번 주, 이번 스프린트에 무엇을 할 지를 선택하게 도우며 회고가 불만을 나열에는 것에 그치지 않고 액션 아이템으로 정리될 수 있도록 돕습니다. 의견이 너무 많이 쌓여 정리가 되지 않을 때나 의견이 갈려서 결론이 나지 않을 때, 매번 좋은 얘기만 하고 끝나거나 개선할 점을 찾기 어려운 회고를 실행 중심의 회고로 바꾸고자 할 때 활용할 수 있는 방법입니다. 이 방법은 의견 다양성과 참여도를 높이는 데 효과적입니다.

4-3. 반드시 액션 아이템을 만든다

좋은 회고의 가장 큰 특징은 회고가 단순한 대화로 끝나지 않고 실행 계획으로 이어진다는 점입니다. 회고 미팅에서는 다양한 의견과 문제 상황이 공유되지만 그 과정이 ‘좋은 이야기였다’는 수준에서 마무리된다면 실제 변화로 이어지기는 어렵습니다. 그래서 회고에서는 논의된 내용을 바탕으로 구체적인 행동 계획, 즉 액션 아이템을 도출하는 과정이 반드시 필요합니다.

예를 들어 팀 회고에서 ‘회의가 길어져 업무 집중도가 떨어진다’는 의견이 나왔다면 그 문제를 단순히 공감하고 넘어가기보다 다음부터 어떻게 바꿀 것인지를 구체적으로 정하는 것이 중요합니다. 이 경우 ‘회의 시간을 줄이기 위해 회의 안건을 사전에 공유한다’거나 ‘회의 시작 전에 회의 목적과 예상 시간을 명확히 안내한다’와 같은 방식으로 실행 가능한 행동을 정할 수 있습니다.

프로젝트 회고에서 일정 관리가 어려웠다는 의견이 나왔다면 해결하기 위해 프로젝트 일정 관리 툴을 도입하거나 진행 상황을 정기적으로 공유하는 방식을 시도해 볼 수 있습니다. 혹은 팀 간 정보 공유가 부족했다는 피드백이 있다면 주간 공유 미팅을 운영하거나 간단한 업무 업데이트 시간을 마련하는 것도 하나의 액션 아이템이 될 수 있습니다.

이처럼 회고에서 도출된 액션 아이템은 거창할 필요는 없습니다. 오히려 팀이 바로 실행해 볼 수 있는 작은 변화일수록 실제로 조직의 일하는 방식에 긍정적인 영향을 줄 가능성이 높습니다. 중요한 것은 회고를 통해 나온 의견을 행동으로 연결하고 그 행동이 실제로 효과가 있었는지를 다음 회고에서 다시 확인하는 과정입니다.

회고는 이야기를 나누는 것 자체보다 변화를 만들어내는 실행 과정에서 의미가 있으며 이러한 반복이 쌓일 때 조직의 협업 방식과 업무 문화도 조금씩 개선될 수 있습니다.

5. 회고 템플릿 적용 시 주의할 점

마지막으로 회고 템플릿을 사용할 때 주의해야 할 점을 정리해 보겠습니다. 회고 템플릿은 개인과 팀이 경험을 돌아보고 더 나은 방식으로 일하기 위한 좋은 도구이지만 형식만 따라 한다고 해서 회고가 자연스럽게 조직 문화로 자리 잡는 것은 아닙니다. 회고 템플릿을 활용할 때 몇 가지 기본적인 원칙을 함께 고려한다면 회고를 보다 의미 있는 시간으로 만들 수 있습니다.

5-1. 회고를 너무 길게 하지 않는다

회고는 팀에게 중요한 시간이지만 지나치게 길어지면 오히려 집중도가 떨어지고 피로감을 느끼게 됩니다. 특히 업무가 바쁜 조직에서는 회고 시간이 길어질수록 참여 의지가 낮아질 수 있습니다. 그래서 회고를 진행할 때는 적절한 시간 안에서 핵심적인 이야기만 나누는 것이 중요합니다. 일반적으로 팀 단위로 진행하는 회고 미팅은 약 30분에서 60분 정도가 적당하며, 프로젝트 단위의 회고는 프로젝트 규모에 따라 1시간에서 2시간 정도로 운영하는 경우가 많습니다.

중요한 것은 회고 시간을 길게 가져가는 것이 아니라 회고 템플릿을 활용해 핵심 질문을 중심으로 효율적으로 대화를 나누는 것입니다. 회고의 목적은 모든 이야기를 다 꺼내는 것이 아닌 팀이 앞으로 더 나은 방식으로 일하기 위해 필요한 인사이트를 얻는 것이기 때문입니다.

5-2. 회고를 기록으로 남긴다

회고는 대화로 끝나기보다 조직의 데이터로 축적될 때 더 큰 의미를 가집니다. 회고에서 나온 이야기나 개선 아이디어를 기록으로 남기면 이후 프로젝트를 진행할 때 중요한 참고 자료가 될 수 있습니다. 예를 들어 어떤 프로젝트에서 일정 관리나 협업 방식에 대한 개선점이 나왔다면 이를 문서로 정리해 두었다가 다음 프로젝트 시작 전에 다시 살펴볼 수 있습니다. 이렇게 하면 같은 문제를 반복하지 않고 조직이 경험을 기반으로 발전할 수 있습니다.

최근에는 노션, 협업 문서, 온라인 보드 등 다양한 도구를 활용해 회고 기록을 관리하는 팀들이 많습니다. 회고 템플릿을 문서 형태로 만들어 두고 팀원들이 지속적으로 기록을 남기면 시간이 지날수록 조직 안에 유용한 경험과 노하우가 자연스럽게 쌓이게 됩니다.

5-3. 회고를 꾸준히 운영한다

회고 문화는 한 번의 회의로 만들어지지 않습니다. 회고는 특정 프로젝트가 끝났을 때만 진행하는 이벤트가 아니라 조직이 지속적으로 배우고 개선하기 위한 습관이 되어야 합니다.

그래서 회고 템플릿을 활용할 때는 상황에 맞는 주기로 꾸준히 운영하는 것이 중요합니다. 예를 들어 개인의 업무 성찰을 위해 주간 개인 회고를 진행할 수 있고 팀의 협업 방식을 점검하기 위해 월간 팀 회고를 운영할 수도 있습니다. 또한 새로운 서비스 출시나 프로젝트가 마무리된 이후에는 프로젝트 회고를 통해 과정과 결과를 함께 돌아볼 수 있습니다.

이처럼 다양한 형태의 회고를 지속적으로 운영하다 보면 팀원들도 자연스럽게 회고에 익숙해지고 조직 안에 회고 문화가 자리 잡게 됩니다. 중요한 것은 회고를 완벽하게 해내는 것이 아니라 작은 회고라도 꾸준히 이어가는 것입니다.

회고는 거창한 시스템이나 복잡한 프로세스가 아닙니다.

“우리가 더 잘할 수 있을까?”라는 질문을 꾸준히 고민해보는 과정에 가깝습니다. 그리고 그 질문을 가장 쉽게 시작하고 지속할 수 있는 방법 중 하나가 바로 회고 템플릿을 활용하는 것입니다.

처음부터 회고를 완벽하게 해내려고 하지 않아도 됩니다. 간단한 질문 몇 가지로 시작해도 충분합니다. 팀 미팅 마지막에 “이번 주에 잘된 점은 무엇이었을까?” 또는 “다음에는 무엇을 조금 바꿔볼 수 있을까?”와 같은 질문을 던지는 것만으로도 작은 회고가 시작될 수 있습니다.

이처럼 일상에서 작은 회고가 반복되다 보면 팀은 자연스럽게 일하는 방식을 돌아보게 되고 그 과정에서 협업 방식이나 업무 문화도 조금씩 변화하게 됩니다. 회고는 단순한 회의 방식이 아니라 조직이 스스로 성장하는 방법이라고 볼 수 있습니다. 오늘 팀 미팅에서 KPT와 같은 간단한 회고 템플릿 하나를 활용해 보는 것은 어떨까요? 작은 질문 하나가 조직의 일하는 방식을 바꾸는 시작이 될 수 있습니다.

출처

• 「애자일 회고 운영 사례 및 회고 문화 소개」, 브런치 아티클, https://brunch.co.kr/@sweetsavasana/40
• 「Retrospective Templates」, Notion 템플릿 갤러리, https://www.notion.com/ko/templates/category/retrospective

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