인사평가 시스템을 도입할 때 고려해야 하는 것들

기업에서 성과를 높이기 위해서는 직원 개개인의 역량과 성과를 정확하게 평가하는 것이 중요합니다. 하지만 기존의 인사평가는 평가자의 주관이 개입되거나, 평가 결과에 대한 피드백이 제대로 이루어지지 않는 등 문제점을 가지고 있습니다.

또한 엑셀과 구글설문지, 종이 등으로 인사평가를 수기 운영하던 기업들은 구성원의 수가 늘어나고 평가가 복잡해짐에 따라 운영에 리소스가 많이 투입되기도 합니다. 따라서 많은 기업이 효과적이고 공정한 인사평가, 효율적인 인사평가 운영을 위해 인사평가 시스템을 도입하고 있습니다.

이 글에서는 인사평가 시스템의 개념과 주요 기능을 살펴보고, 기업이 인사평가 시스템을 도입할 때 고려해야 할 사항에 대해 정리해 전달합니다.

1. 인사평가 시스템이란?

1.1 인사평가 시스템 정의

인사평가 시스템이란 직원의 성과와 역량을 체계적으로 관리, 평가할 수 있도록 도와주는 소프트웨어 혹은 프로그램을 의미합니다.

인사평가를 세팅하고 운영하는 것 뿐 아니라 시스템에 저장된 인사카드 등 인사 정보와 인사평가 결과를 결합해 People Analytics에 활용하거나, 인사평가의 내용이 되는 목표관리 및 인사평가 종료 후 진행되는 피드백 등 성과관리 전반의 내용을 다루기도 합니다. ‘인사평가 시스템’이라는 단어를 ‘인사평가 제도’의 의미로 사용하는 경우도 있으나, 본 글에서는 인사평가 시스템을 인사평가를 설계/운영할 수 있는 인사평가 프로그램 혹은 인사평가 솔루션의 의미로 해석합니다.

이를 통해 기업은 보다 공정하고 객관적인 평가를 진행할 수 있으며, 평가 결과를 활용한 인사 의사결정을 보다 신속하고 정교하게 내릴 수 있습니다.

1.2 인사평가 시스템의 장점

인사평가 시스템을 도입하면 종이 혹은 엑셀을 활용한 수기 인사평가에 비해 평가 프로세스의 자동화를 통한 리소스 효율화가 가능할 뿐 아니라, 공정성 확보 및 인사 데이터의 체계적인 관리가 가능해집니다. 이를 통해 조직 내에서 성과 평가는 물론, 승진, 보상, 교육 계획까지 인사 전반의 의사결정을 보다 전략적으로 수행할 수 있습니다.

① 평가의 자동화

HR 담당자가 수작업으로 데이터를 수집하고 분석하는 방식의 인사평가는 인사팀의 많은 시간과 노력이 소요되었습니다. 하지만 인사평가 시스템을 도입하면 평가 설계부터 결과 도출까지 자동화할 수 있기에 관리자의 업무 부담을 줄일 수 있습니다.

• 인사평가 항목 설정, 평가자 매칭 등 평가 설계 자동화
• 업무 시스템(프로젝트 관리 시스템, 항공/운송 일정 시스템 등)과 연동해 평가 자동 생성
• 세팅된 일정에 따른 평가 알림, 자동 평가 오픈을 통한 업무 부담 경감
• 세팅된 문항 혹은 평가별 비중 및 점수에 따라 자동으로 종합점수 및 종합등급 산출

② 데이터 기반 평가의 객관성 확보

인사평가 시스템은 평가의 공정성과 객관성을 확보하는 데 중요한 역할을 합니다.

• 평가 기준을 시스템 내에서 명확히 설정하여 평가의 일관성 유지
• 정량적 데이터 기반의 평가 방식 도입으로 주관적 오류 최소화
• 시스템 내에서 자동 점수 산출됨에 따라 수작업에서 발생하는 휴먼오류 제거
• 통계적 캘리브레이션을 진행해 평균/표준편차를 조정하여 평가자에 따른 차이를 최소화

이러한 기능을 통해 인사평가 결과에 대한 신뢰도를 높이고, 구성원들의 평가에 대한 수용도를 향상시킬 수 있습니다.

③ 통합 인사데이터 분석 및 관리

인사평가 시스템의 가장 큰 장점 중 하나는 조직 내 통합 인사데이터 분석 및 관리가 가능하다는 점입니다. 평가 시스템을 단순히 성과 평가 용도로만 활용하는 것이 아니라, 다음과 같이 다양한 성과관리 데이터와 연계하여 보다 전략적인 인사 의사결정을 내릴 수 있습니다.

• 성과 평가 데이터와 근태, 보상, 교육 기록 통합 분석
• 특정 직무나 조직에서 지속적으로 높은 성과를 내는 패턴 분석
• 직원별 성과 트렌드 분석을 통한 장기 성과 개선 여부 모니터링 및 승진/보상 정책에 반영
• 핵심 인재 및 위험군 식별 후 적절한 교육/배치 계획 수립에 기여

④ 리포트 자동 생성 및 활용

인사평가 시스템에서는 평가를 진행하는 것 뿐 아니라, 평가의 후속작업으로 인사팀에서 수기로 진행해야 했던 리포트 또한 자동으로 생성할 수 있습니다. 인사평가 시스템에 조직에서 필요한 내용을 중심으로 리포트를 설계하면, 평가 종료 후 별도의 수작업 없이 각자 자신의 평가 내용을 확인할 수 있는 피평가자용 리포트, 팀원들이 받은 평가 내용을 한 눈에 확인할 수 있는 리더용 리포트, 조직 전체의 평가등급 분포나 우수/부진 직원을 살펴볼 수 있는 경영진용 리포트 등을 자동으로 받아볼 수 있습니다.

• 막대형 그래프, 방사형 그래프, 표 등 원하는 양식에 맞춰 리포트 설계
• 평가 결과를 분석하여 개별 직원, 팀, 부서 등 다양한 시각에서 리포트 생성
• 조직 전체의 성과 트렌드를 분석하여 경영진에게 인사이트 제공함으로써 의사결정에 도움 제공

이러한 기능을 통해 HR 담당자는 보다 효과적인 인사 정책을 수립할 수 있으며, 데이터 기반으로 객관적인 의사결정을 내릴 수 있습니다. 특히, 커스터마이징이 가능한 인사평가 시스템을 활용하면 기업의 특성에 맞춘 맞춤형 인사 데이터 분석이 가능해집니다. 성과관리 제도나 인사평가 제도는 조직의 특성을 담고 있기에 각 조직만의 고유한 프로세스가 존재합니다. 따라서 해당 프로세스를 그대로 구현할 수 있는 인사평가 시스템을 사용할 때, 평가에 소요되는 리소스를 효과적으로 줄일 수 있습니다.

2. 인사평가 시스템 주요 기능

인사평가 시스템이 효과적으로 작동하기 위해서는 평가 설계부터 결과 분석까지의 전 과정을 지원해야 합니다.

2.1 평가 설계

• 조직의 평가 방식을 반영하여 **다양한 평가 유형(셀프평가, 동료평가, 상위평가 등)**을 n차 평가로 설정하는 기능
• 평가 문항을 커스터마이징하여 기업의 평가 기준을 반영하는 기능
• 필요시 구성원의 직무, 직책, 직급 등에 따라 평가 내용을 다르게 설정하는 기능
• 가중치와 점수를 활용해 종합점수 및 종합등급을 도출하도록 설정하는 기능
• 문항별/평가별 캘리브레이션, 등급형/점수형 캘리브레이션, 통계적 캘리브레이션 등 조직에서 원하는 방식으로 캘리브레이션 설계하는 기능

2.2 평가 운영

• 구성원들이 손쉽게 평가를 입력할 수 있는 PC/모바일 환경 제공
• 평가 진행 상황을 실시간으로 모니터링하는 현황판 기능
• 평가 과정에서의 다양한 피드백을 기록할 수 있는 기능
• 평가 기간 및 일정 관리 기능

2.3 평가 결과 도출

• 평가 점수를 자동 집계하고 문항별 점수, 가중치 반영, 조정 점수 비교 등의 기능
• 관리자 및 평가자 간의 피드백 공유 기능

2.4 평가 데이터 가공 및 평가 리포트

• 평가 데이터를 분석하여 개인별, 팀별 성과 분석 리포트 자동 생성하는 기능
• 조직의 보고 양식에 맞춰 부서장용, 경영진용 리포트를 생성하는 기능
• 평가 결과를 성과관리 시스템, 승진·보상 체계와 연계하여 활용하는 기능
• 데이터 시각화를 통해 인사이트 제공하는 기능

이처럼 인사평가 시스템을 기반으로 기업의 평가 방식에 최적화된 시스템을 구축하면 보다 효율적인 평가 프로세스를 운영할 수 있습니다.

3. 인사평가 시스템 선택시 고려사항

인사평가 시스템 도입을 고려할 때는 기업의 환경과 운영 방식에 맞는 시스템을 선택해야 합니다.

3.1 인사평가 제도 구현 가능성

기업마다 성과 평가 방식이 다르므로, 시스템이 기업의 평가 제도를 충분히 반영할 수 있는지 검토해야 합니다.

• 기존 인사평가 방식을 디지털 시스템으로 구현할 수 있는지
• 평가에 활용되는 성과관리 방식(OKR, MBO, 360도 피드백 등)에 맞는 커스터마이징이 가능한지

특히, 커스터마이징이 가능한 인사평가 시스템을 선택하면 조직별로 최적화된 평가 프로세스를 운영할 수 있습니다.

3.2 시스템 방식 : SI 구축 vs SaaS

인사평가 시스템은 구축 방식에 따라 크게 SI(시스템 구축형) 와 SaaS(클라우드 기반 솔루션) 로 나뉩니다.

SI 방식은 대기업이나 특정 요구사항이 많은 조직에 적합하며 SaaS 방식은 중소·중견기업 및 빠른 도입을 원하는 조직에 적합합니다. 최근에는 모듈형 인사평가 SaaS가 등장하여, SI 방식과 SaaS 방식의 장점만 제공하기도 합니다.

모듈형 인사평가 SaaS는 각 기능이 모듈형으로 구축되어 있기에 조직에서 필요로 하는 기능을 중심으로 설계할 수 있다는 점에서 SI의 장점이 나타나며, 기존에 만들어져있는 모듈을 활용한다는 점에서 구축에 필요한 금전적·시간적 비용을 절감할 수 있다는 점에서 SaaS의 장점을 보유한 방식입니다.

3.3 인사평가 시스템 구축 비용

인사평가 시스템의 도입 비용은 기업의 규모, 평가 프로세스의 복잡성, 커스터마이징 여부에 따라 달라집니다.

소규모 스타트업은 SaaS형 인사평가 시스템을 활용하여 비용 절감 가능하며, 대규모 조직 혹은 업력이 오래된 기업은 평가 제도의 복잡성으로 인해 SI 방식 또는 커스터마이징이 가능한 SaaS형 솔루션 검토하는 추세입니다.

또한, 단순한 도입 비용뿐만 아니라, 유지보수 비용, 추가 기능 개발 비용, 사용자의 교육 비용도 고려해야 합니다. SI 업체를 통해 인사평가 시스템을 구축한 경우, 보통 인사평가 시스템 사용법에 대한 교육 진행과 시스템 오류 대응 창구 역할을 인사팀에서 진행합니다. 반면, SaaS 혹은 모듈형 SaaS를 활용하는 경우에는 벤더사에서 사용자 교육을 진행해주거나 시스템 오류 대응을 위한 벤더사의 별도 고객창구가 있는 경우도 있으니 이러한 측면을 종합적으로 고려해 인사평가 시스템을 선택할 필요가 있습니다.

마무리하며

인사평가 시스템은 단순한 평가 도구가 아니라, 조직의 성과 관리와 인재 육성을 위한 필수적인 요소입니다. 기업이 올바른 시스템을 선택하면 평가 업무의 효율성을 높이고, 보다 객관적이고 공정한 평가를 운영할 수 있습니다.

특히, 커스터마이징이 가능한 인사평가 시스템을 활용하면 조직의 특성에 맞춰 평가 체계를 유연하게 운영할 수 있어 더욱 효과적입니다. 기업의 성장과 인재 관리를 위한 최적의 평가 시스템을 선택하여 성과 관리를 체계적으로 운영해 보시기 바랍니다.

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