팀원들과 효과적인 소통을 위한 전략

극단적 솔직함을 이끌어 내기 위한 팀 리더십 전략

사람 간의 관계가 형성되는 곳이라면 어디든 소통의 중요성은 늘 강조됩니다. 부모와 자식 관계, 연인 혹은 부부 관계, 친구 관계 등 상대방과 어떻게 현명하게 소통할 수 있는지에 대해 자주 다루어지는데요, 오늘은 회사의 업무 관계 속에서의 효과적인 소통에 대해 이야기해볼까 합니다.

1. 업무 관계에서 효과적인 소통이 왜 중요할까?

업무 관계에서 소통이 중요한 이유는 앞서 살펴본 것처럼 업무 관계 또한 사람과 사람 간의 관계이기 때문입니다. 특히 회사 생활에서 발생하는 업무 관계는 성과를 만들어내기 위해 함께 협업하는 경우가 많습니다. 협업 과정에서 서로 어떠한 생각을 가지고 있는지, 어떠한 의도로 말한 것이고 어떠한 결과를 원하는 것인지에 대해 명확하게 소통해야만 함께 달성하고자 하는 성과를 더욱 효과적으로 달성할 수 있습니다.

따라서 업무 관계에서 소통이 효과적이기 위해서는 소통 과정에서 발생하는 다양한 언어적, 비언어적 표현에 대한 공통된 인식이 필요합니다. 리더가 멤버의 보고서에 대해 ‘괜찮네’라는 피드백을 했을 때, 멤버는 자신의 보고서가 정말로 괜찮은 것인지 확신할 수 있을까요? 혹시 마음에 들지는 않지만 마감시간을 지키기 위해 대충 얼버무리는 것이라고 생각하지는 않을까요? 이처럼 업무와 관련된 피드백 혹은 의견을 주고받을 때마다 피드백의 ‘진짜 의미’를 파악하기 위해 시간을 소비한다면 이는 업무적으로 큰 손실일 것입니다. 그렇기에 효과적이고 효율적인 의사소통을 위해서는 의사소통에 참여하는 사람 간, 서로의 의사소통 방식에 대한 공통된 이해가 전제되어야 합니다.

특히 팀장과 팀원, 리더와 구성원은 팀의 목표를 달성하기 위해 가장 많이 대화를 나누는 관계입니다. 공동의 목표 달성을 위해 다양한 아이디어를 주고 받는 과정에서 의사소통 방식에 대한 공통의 이해가 없다면, 각자의 의견을 해석하는 것에만 많은 시간을 허비하게 됩니다. 따라서 리더들은 구성원과의 효과적인 소통을 위해 Open Area를 넓혀갈 필요가 있습니다.

2. 효과적인 소통을 위한 방법 : Open Area를 넓혀라!

Open Area는 팀 의사소통 및 피드백과 관련되어 많이 사용되는 이론인 ‘조하리의 창(Johari’s Window)’에 등장하는 개념입니다. 1950년 Joseph Luft와 Harry Ingham에 의해 개발된 이론은 인간의 내면에 대하여 자신이 아는 영역과 타인이 아는 영역을 교차로 하여 총 4가지로 구분합니다.

[ 조하리의 창(Johari’s Window) ]
- 열린 창(Open area) : 나와 타인이 모두 알고 있는 나
- 숨겨진 창(Hidden area) : 나는 알지만 타인은 모르는 나 (예. 자신만의 비밀)
- 보이지 않는 창(Blind area) : 나는 모르지만 타인은 알고 있는 나(예. 타인에게의 예의, 나에 대한 타인의 감정 등)
- 미지의 창(Unknown area) : 나와 타인 모두 알지 못하는 나

조하리의 창 이론에서는 열린 창(Open area)을 넓혀나아가는 것이 원만한 대인관계를 위해 중요하다고 보는데요, 회사에서 팀장과 팀원의 효과적인 소통을 위해서도 Open Area의 영역을 확보하는 것이 중요합니다. 열린 창의 영역이 넓다는 것은 서로에 대해 알고 있는 공통된 사실이 많다는 의미로 의사소통 과정에서의 Open Area는 각자의 언어적, 비언어적 소통 방식에 대한 이해로 해석할 수 있습니다. 해당 영역이 넓을 때 서로의 대화 속에 담긴 의미를 빠르게 이해할 수 있게 됩니다. 회의 시간에 팀장이 인상을 찌푸리는 것이 제시된 의견이 마음에 들지 않을 때 나타나는 것인지, 혹은 그저 집중했을 때 나타나는 하나의 습관인지를 알고 있다면 해당 행동을 해석하기 위해 별도의 시간을 투자할 필요가 없습니다. 도리어 그 행동 이후에 어떠한 피드백이 있을지 예측할 수 있게 되므로 소통의 효율성이 높아질 수 있습니다.

3. 열린 창 영역을 넓히기 위한 전략?

그렇다면 리더와 멤버 간의 열린 창 영역을 넓히려면 어떻게 해야 할까요? 열린 창의 영역을 넓히기 위해서는 나는 알지만 타인은 알지 못하는 것, 타인은 알지만 내가 못하는 것을 나와 타인이 모두 아는 것으로 바꾸면 됩니다.

그리고 이렇게 서로가 함께 아는 영역을 넓혀가기 위해 주기적인 1on1을 추천드려요.

실리콘밸리의 대표적인 매니징 방식인 1on1이란 리더와 구성원이 1:1로 만나 대화를 나누는 것을 의미합니다. 원온원, 1대1미팅 등도 1on1과 동일한 의미입니다. 1on1은 주 1회 혹은 최대 월 1회의 간격으로 주기적으로 이루어지며 구성원이 직면한 어려움을 주요 주제로 한다는 특징이 있습니다.

1on1은 1:1로 진행되기에 리더와 멤버가 서로에 대해 심도 깊게 파악하기에 유용한 시간입니다. 각자 어떠한 의사소통을 선호하는지(메일, 전화, 메신저, 대면 회의 등), 어떤 방식으로 피드백을 주고 받을 때 효과가 높아지는지 등에 대한 이야기를 나눠보세요. 1:1의 상황이라면 여러 명이 함께 했던 회의에서는 묻지 못했던 것들을 조금 더 편하게 서로 물어볼 수 있어요. 또한 자신이 인식하고 있는 상대방의 특징을 공유하며 서로의 눈에 어떻게 비추어지고 있는지 확인함으로써 인식의 격차를 줄여나갈 수도 있습니다.

이처럼 리더와 멤버 간의 관계에서 열린 창이 넓은 범위를 차지할 때 리더와 멤버는 각자의 언어적 혹은 비언어적 의사표현에 숨겨진 이면의 뜻을 알아차리기 쉽습니다. 또한 서로에게 공개된 영역을 넓혀나아가는 과정에서 신뢰가 형성되며 이러한 열린 창 영역이 확대될 때 솔직한 대화가 오갈 수 있답니다.

아직 구성원과 1on1 미팅을 시작하지 않으셨다면 꼭 한 번 진행해보시는 것을 추천드려요. 1on1미팅을 통해 미처 알지 못했던 서로에 대해 알게 될 뿐 아니라, 이를 통해 쌓인 신뢰가 솔직한 소통을 이끌어내 더 좋은 팀 성과로 이어질 거에요.