효과적인 1on1미팅을 위해서 이것만은 꼭!

조직에서 1on1 미팅을 주기적으로 진행하고 계신가요? 혹시 1on1 미팅을 주기적으로 진행하고는 있지만 1on1 미팅의 내용이 늘 비슷해서 ‘1on1 미팅을 꼭 해야하나?’라는 의문이 드신다면, 이번 아티클이 도움되실거에요. 클랩CLAP에서는 1on1 미팅을 통해 성과를 높이기 위해서는 액션 아이템을 꼭 설정하도록 권장하는데요, 액션 아이템의 설정이 1on1 미팅의 효과를 어떻게 높일 수 있는지 자세히 알려드릴게요.

1. 1on1 미팅에서 액션 아이템을 꼭 다루어야 하는 이유

액션 아이템(Action Item)을 직역하자면 ‘실행 항목’인데요, 업무적으로 사용할 때에는 어떠한 문제상황을 해결하기 위해 누가, 언제, 어떤 일을 해야 하는지를 서술한 항목이라고 할 수 있습니다. 1on1 미팅에서의 액션 아이템은 다음 1on1 미팅 전까지, 매니저와 멤버 각각, 문제 해결을 위해 수행하기로 한 약속을 의미하는데요, 클랩CLAP에서는 지난 액션 아이템의 점검으로 1on1 미팅을 시작하고, 새로운 액션 아이템의 설정으로 1on1 미팅을 마무리하는 것을 권장합니다. 왜 클랩은 1on1 미팅의 시작과 끝을 액션 아이템과 함께 하도록 제안할까요? 이유는 1on1 미팅의 목적에서 찾을 수 있습니다.

1on1 미팅은 매니저와 멤버가 1:1로 만나, 멤버가 현재 직면하고 있는 문제를 공유하고 이를 해결하기 위한 대화를 나누는 자리입니다. 멤버가 솔직하게 문제를 공유하고, 매니저 혹은 리더는 해당 문제를 해결해주기 위해 노력할 때 1on1 미팅은 진가를 발휘하며, 이를 통해 개인의 성과는 물론 팀 성과도 높아질 수 있습니다. 따라서 액션 아이템을 설정할 때 매니저와 멤버가 문제 해결을 위해 취해야 할 행동이 명확해지고, 문제 해결을 통해 개인과 팀의 성과가 높아질 수 있다는 점에서 액션 아이템 설정은 무척 중요합니다.

만약 액션 아이템을 정하지 않고 1on1 미팅이 종료된다면 어떤 문제가 있을까요? 멤버의 문제 상황을 해결하기 위한 리더 및 멤버의 액션이 명확하게 정의되지 않았기에 해당 문제를 해결하기 위한 행동이 발생하지 않을 확률이 높습니다. 문제가 해결되지 않은 상태에서 그 다음 1on1 미팅을 진행하게 된다면, 멤버는 지난 1on1 미팅과 동일한 문제에 대해 언급하게 됩니다. 따라서 주기적으로 1on1 미팅을 진행하지만 문제는 해결되지 않고, 그로 인해 팀의 성과가 높아지기도 어렵죠. 뿐만 아니라, 매니저와 멤버 모두 1on1 미팅을 통해 상황이 바뀌는 것이 없다고 느끼기에 1on1 미팅의 필요성에 대해 의문을 가지게 됩니다. 또한 리더가 자신의 문제에 관심이 없다는 오해와 함께 리더에 대한 불신이 생길 수 있어요.

그렇기에 효과적인 1on1 미팅을 위해서는 미팅을 마무리할 때 꼭 명확한 액션 아이템을 설정해야 하고, 다음 1on1 미팅 전까지 해당 액션 아이템을 수행해야 합니다.  1on1 미팅의 결과로 액션 아이템을 선정하고 액션 아이템의 실천을 통해 구성원이 당면한 문제가 해결된다면, 1on1 미팅에서 매 번 다른 이야기가 나올 수 있어요. 또한 액션 아이템을 지키는 모습을 보여줌으로써 매니저와 멤버 간의 신뢰 형성에도 도움이 된답니다.

2. 1on1 미팅의 액션 아이템을 설정하는 방법

그렇다면 1on1 미팅의 액션 아이템은 어떻게 설정할 수 있을까요?

1on1 미팅 교육을 진행해보면, 액션 아이템의 중요성은 공감하지만 막상 어떤 것을 액션 아이템으로 정해야 할지 어려워하는 리더 분들이 많습니다. 대부분 ’액션 아이템은 매니저 혹은 리더가 정해야 한다’는 생각에 특히 더 어려워하시는데요, 액션 아이템을 꼭 매니저가 정할 필요는 없습니다. 도리어 멤버에게 가장 해결이 필요한 문제가 무엇인지, 그리고 그 문제의 해결을 위해 리더로서 어떻게 도움을 줄 수 있을지 물어본다면 멤버에게 꼭 필요한 액션 아이템이 구체적으로 무엇인지를 확인할 수 있습니다. 액션 아이템 도출을 위해 멤버에게 다음 질문을 해보세요.

[ 액션 아이템 도출을 위한 추천 질문 ]
- 현재 A님의 목표 달성에 방해가 되는 것은 무엇이 있나요?
- 어떠한 문제가 가장 먼저 해결되어야 한다고 생각하시나요?
- 그 문제들을 해결하기 위해 제가 어떠한 도움을 줄 수 있을까요?
- 그 문제들을 해결하기 위해 A님은 어떠한 것을 해보면 좋을까요?

위의 질문으로 문제를 해결하기 위한 매니저의 액션 아이템이 여러 가지 도출텐데요, 이 때 중요한 것은 액션 아이템을 매니저가 꼭 할 수 있는 것으로 정해야 한다는 점입니다. 때때로 멤버가 처한 가장 큰 어려움을 해결하기 위해 리더가 절대로 실천할 수 없는 액션 아이템을 선정하기도 합니다. 그러나 액션 아이템의 목적이 ‘약속의 실천을 통한 신뢰 구축’이기 때문에, 지키지 못할 액션 아이템을 선정하는 것은 도리어 신뢰를 잃을 수 있습니다. 사례별 액션 아이템을 참고해 구성원의 성장을 돕는 액션 아이템을 선정해보세요.

[ 사례로 보는 1on1의 ‘좋은’ 액션 아이템 ]
사례1. 마케터로서의 커리어 패스를 어떻게 쌓아야 할지 모르겠어요.
✔️멤버의 액션 아이템
 - 마케터의 커리어 패스를  검색해보기 (3개)
 - 되고 싶은 마케터 유명 인사 정해오기 (3명)
️✔️리더의 액션 아이템
 - 주변 경력직 마케터와의 커피챗 연결해주기 (2명)
 - 멤버 수준에 맞는 책 추천 하기 (1권)

사례2. 업무의 우선순위를 정하는 것에 어려움을 느껴요.
️✔️멤버의 액션 아이템
 - 매일 오전 오늘의 업무의 우선순위 적어보기 (80% 이상 달성 목표)
️✔️리더의 액션 아이템
 - 멤버가 적은 업무의 우선순위를 검토 및 피드백 해주기
 - 적절한 칸반 도구 사용 정해 보기

사례3. 고객과의 영업 미팅 때 예상치 못한 질문이 나오면 대답이 어려워요. 그로 인해 저의 영업 실적이 좋지 않은 것 같아 고민이에요.
️✔️멤버의 액션 아이템
 - 대답 하기 어려웠던 질문 리스트 정리 해서 위키로 만들기 (10가지 이상)
 - 어려웠던 영업 미팅 녹음 후 리더에게 제출 해보기 (3회)
️✔️리더의 액션 아이템
 - 멤버가 정리한 질문 리스트를 함께 살펴보며 리더의 피드백 제공해주기
 - 영업 미팅 녹음 내용 피드백 주기

[ 이러한 액션 아이템은 지양해주세요! ]
아래와 같이 매니저 권한 밖의 일, 혹은 업무적 방해물이 아닌 것을 리더의 액션 아이템으로 선정하는 것은 추천하지 않습니다.
 - 우리 회사도 재택 근무를 하면 어떨까요?
 - 회사의 간식 종류가 더 많아지면 좋겠어요.
 - 작년 연말 평가가 너무 낮아서 수정하고 싶어요.
 - 올해 진급 시켜주세요.

3. 1on1 미팅에서 액션 아이템을 활용하는 법

1on1 미팅 과정에서 액션 아이템을 어떻게 활용하면 좋을까요?

우선 1on1 미팅의 마무리 과정에서 액션 아이템을 확정합니다. 이 때 액션 아이템은 매니저와 멤버가 각각 최소 1개를 정해야 합니다. 다음 1on1 미팅 때까지 액션 아이템을 수행해야 한다는 점에 착안하여 액션 아이템이 너무 많아지지 않도록 주의해주세요. 그리고 1on1 미팅을 통해 결정된 액션 아이템은 매니저와 멤버가 함께 볼 수 있는 곳에 기록해두어야 합니다. 책 <마시멜로 이야기>의 저자로 유명한 호아킴 데 포사다는 ‘기록은 행동을 지배한다’고 말했는데요, 기록을 통해 시신경과 운동 근육을 동원함으로써 뇌리에 더욱 강하게 각인되며 목표를 잘 보이는 곳에 적어둘 때 실천으로 이어질 수 있다고 합니다. 따라서 액션 아이템을 한 곳에 모아두고 자주 살펴본다면 액션 아이템을 실천할 확률이 높아질 거에요.

또한 1on1 미팅을 시작할 때 지난 액션 아이템의 실천 여부를 확인해보세요. 1on1 미팅을 액션 아이템의 점검으로 시작한다면 액션 아이템 실천의 중요성에 대해 매니저와 멤버 모두 자연스럽게 인식하게 될 거에요. 또한 1on1 미팅에서 액션 아이템의 설정 및 실천을 습관화하는 것에도 도움이 됩니다.

1on1 미팅 과정에서 매니저와 멤버가 액션 아이템을 꾸준히 기록하고 실천 여부를 지속적으로 확인한다면, 액션 아이템의 기록을 살펴보는 것 만으로도 멤버가 직면했던 문제의 흐름을 볼 수 있는데요. 이를 통해 멤버가 어떻게 성장하고 있는지, 그리고 그 성장을 위해 리더가 어떠한 부분의 도움을 제공 했는지 한 눈에 확인할 수 있어요. 액션 아이템마다 목표, 성장 등 태그를 달아둔다면 어떠한 영역의 액션 아이템이 자주 설정되었는지를 한 눈에 확인할 수 있고, 혹여 특정 주제의 액션 아이템만 생성되었다면 다른 주제에 대한 1on1 미팅을 진행해볼 수 있다는 점에서 유용해요.

1on1 미팅에서의 액션 아이템 설정을 습관화 하고 싶으시다면 1on1 미팅 솔루션인 클랩CLAP을 추천드려요. 클랩에서는 지난 액션 아이템을 확인하는 것으로 1:1 미팅을 시작하고, 1on1 액션 아이템을 수립하는 것으로 1:1미팅을 종료할 수 있도록 구성되어 있어요. 또한 1on1 미팅을 통해 설정된 액션 아이템을 누적해 한 곳에서 살펴볼 수 있기에, 액션 아이템의 흐름을 통해 멤버별로 어떠한 문제를 직면했고 어떻게 해결 했는지 트래킹 할 수 있어요.

액션 아이템 관리에 도움을 주는 1on1 미팅툴, 클랩CLAP이 궁금하다면?
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