성장하기 위해 구성원이 1on1(1대1미팅)을 활용하는 법

조직에서 1on1(원온원, 1:1미팅)을 진행하고 계신가요?

최근 많은 스타트업에서 실리콘밸리 상시 성과관리의 핵심인 1on1을 도입하고 있습니다.

CLAP에서는 CLAP을 통해 1on1을 진행하시는 분들이 1on1을 보다 잘 수행하실 수 있도록 온보딩교육을 제공하고 있는데요, 대부분의 1on1교육은 리더를 대상으로 1on1의 중요성, 방법 등을 다루다보니 ‘그렇다면 구성원, 멤버들은 1on1을 어떻게 준비하나요?’라는 질문을 받고는 합니다. 또한 ‘1on1을 아무리 열심히 준비하더라도, 1on1의 필요성을 느끼지 못하는 구성원과 진행하려면 힘이 든다’는 리더 분들의 고민도 많이 들었어요.

그래서 이번 아티클은 ‘구성원 입장에서 1on1을 활용하는 방법’에 대해 소개할까 합니다.

1. 구성원 입장에서 1on1은 왜 필요할까요?

구글의 부사장이었던 셰릴 샌드버그는 메타(구 페이스북)의 COO(최고 운영책임자)로 이직하며 ‘대표인 마크 저커버그와의 정기적인 1on1’을 조건으로 걸었다는 일화가 있습니다. 그리고 2008년부터 매 주 월요일과 금요일, 저커버그와 샌드버그는 1on1을 진행하였다고 합니다.

이 일화에서 한 가지 특이한 점이 있습니다. 보통 1on1은 조직의 성과를 내기 위해 리더의 주도로 이루어지는 반면, 샌드버그는 구성원의 입장에서 리더에게 먼저 1on1을 요청했다는 사실이에요. 샌드버그는 어떤 점에서 마크 저커버그와의 1on1이 필요하다고 느꼈을까요?

‘말하지 않아도 알아요’라는 유명한 CM송이 있죠. 그러나 사실 말하지 않으면 모릅니다. 그렇기에 말할 수 있는 시간을 정기적으로 가지는 것이 바로 1on1입니다. 셰릴 샌드버그 또한 1on1을 통해 마크 저커버그와 ‘같은 관점을 공유하고 있는지(on the same page)’를 지속적으로 확인했습니다. 그리고 같은 관점을 가지고 있다는 확신이 들지 않으면, 확신이 들 때까지 대화를 나누었습니다.

이처럼 구성원들은 1on1을 통해 현재 진행하고 있는 업무가 목표 달성을 위해 올바른 방향으로 나아가고 있는지 확인할 수 있습니다. 또한 목표 달성 과정에서 어떠한 어려움이 있는지를 공유하고 리더의 도움을 받아 이를 해결할 수 있습니다. 즉, 1on1을 통해 구성원은 더 높은 성과를 달성할 수 있습니다.

뿐만 아니라 리더와 보다 더 친밀해지고 두터운 신뢰 관계를 쌓음으로써 자신의 업무 몰입을 높이기 위한 방법을 리더와 함께 논의할 수 있습니다. 나는 향후 어떠한 커리어를 쌓고 싶은지, 그리고 해당 커리어를 위해 어떠한 업무를 해보고 싶은지를 솔직하게 공유하고, 리더와 논의를 통해 자신의 커리어에 도움이 되는 업무를 새롭게 시작해보는 것이지요. 구성원이 업무에 몰입할 때 더 좋은 조직성과가 나타나므로, 1on1을 통해 자신이 업무에 몰입할 수 있는 포인트를 솔직하게 공유한다면 리더 또한 적극적으로 함께 고민해 줄 거에요!

마지막으로 1on1을 통해 공개적인 자리에서는 리더에게 말하지 못했던 개인적인 고민을 공유할 수 있습니다. 건강 등으로 업무적 배려가 필요하거나, 업무량이 과다하여 번아웃이 우려되는 상황 등을 미리 리더에게 공유함으로써 보다 슬기롭게 고민을 극복할 수 있습니다.

CLAP에서는 1on1의 마지막 단계에서 꼭 리더와 구성원이 각자 하나 이상의 액션 아이템(Action Item)을 정하고 다음 1on1 전까지 이를 실천하는 것을 권장하고 있는데요, 구성원은 현재 자신의 어려움 혹은 고민을 해결하기 위해 가장 필요한 것을 리더의 액션 아이템으로 요청하면 좋습니다.

구성원 입장에서 1on1(1대1미팅)을 활용하는 법
1) 자신의 업무가 목표 달성을 위해 올바른 방향으로 나아가고 있는지 확인
2) 업무 진행 과정, 목표 달성 과정에서의 어려움을 공유
3) 자신이 원하는 커리어를 공유하고 이와 관련된 업무를 요청
4) 공개적인 자리에서 말하기 어려운 개인적인 고민 공유

2. 구성원은 1on1을 어떻게 준비할까요?

그렇다면 구성원은 1on1에 참여하기에 앞서, 어떤 준비를 해야할까요?

CLAP을 통해 1on1 일정이 확정되었다면, 아래와 같은 순서로 준비하는 것을 추천드립니다.

우선 CLAP에 접속해 지난 1on1 미팅의 액션 아이템을 확인합니다.
1on1에서 액션 아이템은 리더와 구성원 간의 신뢰관계 구축에 큰 영향을 주기에, CLAP에서는 1on1을 지난 액션 아이템의 점검으로 시작하고 새로운 액션 아이템을 수립하며 종료하는 것을 권장하고 있습니다. 따라서 지난 액션 아이템이 무엇인지를 확인하고 수행 여부를 점검하는 것은 무척 중요합니다.

1on1 일정이 확인되었다면 클랩CLAP에 새로운 미팅노트가 생성됩니다. 이 때 액션아이템 항목을 통해 지난 미팅의 액션 아이템 및 지금까지 완료되지 않은 액션 아이템을 한 눈에 확인할 수 있습니다. 자신의 액션 아이템을 수행하였는지 점검하고, 만약 수행하지 못하였다면 어떤 이유인지도 생각해봅니다.

두 번째로 리더가 작성한 질문을 확인하고, 이에 대한 자신의 대답을 메모로 미리 작성합니다.
1on1 일정이 수립되었다면 CLAP에서 리더 및 구성원이 등록한 질문을 서로 확인할 수 있습니다. 리더가 진행 예정인 1on1에 질문을 등록해두었다면 구성원은 미리 질문을 확인하고 그에 대한 대답을 준비할 수 있습니다. 각 질문에 대한 자신의 생각, 궁금 사항, 질문 등을 메모에 미리 작성해두면 30분 혹은 1시간이라는 짧은 시간에 효과적인 소통이 이루어질 수 있습니다. 해당 메모는 작성자 본인에게만 공개되므로 생각나는 것들을 편하게 작성하세요!

마지막으로 자신이 1on1에서 다루고 싶은 주제 혹은 질문을 입력합니다.
1on1은 주로 리더가 아젠다(Agenda, 주제)를 제시하고 이와 관련된 질문을 하면, 구성원은 질문에 대답하는 방식으로 운영됩니다. 그렇다고 구성원이 아젠다를 준비할 수 없거나 질문을 하면 안되는 것은 아닙니다. 도리어 구성원이 적극적으로 자신이 1on1을 통해 나누고 싶은 주제를 고민해온다면 더욱 효과적인 1on1이 이루어질 수 있습니다.
구성원이 입력한 질문 또한 CLAP을 통해 리더가 확인할 수 있는데요, 1on1을 시행하기 전에 리더가 미리 질문을 확인함으로써 구성원의 궁금증에 대한 대답을 준비할 수 있습니다. 특히 리더가 대답하기 전에 다른 부서와의 협의가 필요하거나, 정확한 대답을 위해 현황 파악이 필요한 질문이라면, 구성원이 1on1에 질문을 미리 작성하고 리더에게 공유함으로써 1on1 미팅에서 더욱 알찬 정보를 얻을 수 있을 거에요.

3. 구성원은 1on1에 참여하며 무엇을 할까요?

1on1 1일전과 시작 30분 전, 메일 혹은 슬랙을 통해 CLAP이 알람을 보내드립니다. 해당 알람을 통해 CLAP에 접속하면 1on1 미팅에서 진행하게 될 질문 리스트, 자신이 미리 입력해둔 메모 등을 확인할 수 있습니다.

보통의 업무 회의나 면담이 리더 중심으로 진행되어 리더가 70% 이상의 발언권을 가진다면, 1on1은 구성원이 70% 이상 발언을 하는 자리입니다. 그렇기에 자신이 미리 작성해두었던, 각 질문에 대한 메모를 바탕으로 각 질문에 대한 자신의 생각을 최대한 자세하게 리더에게 이야기하는 것이 성공적인 1on1을 위해 중요합니다.

각 질문별로 자신이 말했던 내용, 그에 대한 리더의 피드백 또한 메모 기능을 활용해 기록해보세요. 1on1이 구두로만 진행되면 리더와 주고 받은 의미 있는 대화들이 빠르게 휘발되기에, CLAP에서는 메모 기능을 통해 1on1을 기록하고 지속적으로 트래킹할 수 있도록 지원합니다.

물론 아직 리더와의 관계가 어색하거나, 리더에 대한 신뢰가 부족하여 많은 이야기를 나누기에 부담스러울 수 있습니다. 그러나 1on1을 올바른 방식으로, 꾸준히 진행하다 보면 어느새 리더에 대한 신뢰가 쌓여, 1on1을 통해 편하게 자신의 생각을 말하는 모습을 발견할 수 있을 거에요!

CLAP을 통해 리더와 구성원이 활발하게 소통하는 1on1 조직문화를 만들고 싶다면, 아래 버튼을 통해 문의해주세요!