CLAP에서는 각 조직의 매니저로 등록된 분께 매 주 월요일 11시, 자신이 속한 조직의 목표 체크인 리포트를 슬랙(Slack)으로 제공합니다.
그렇다면 조직의 리더분들은 CLAP을 통해 알게된 체크인 현황표를 어떻게 활용하면 좋을까요? CLAP의 체크인 기능을 통해 효과적으로 목표를 관리하는 방법을 2단계로 소개드립니다.
1. 체크인 현황을 확인합니다
가장 먼저 지난 주에 새롭게 체크인 된 목표의 숫자를 확인합니다.
기본적으로 체크인은 모든 목표에 대해 진행되는 것이 바람직하기에 조직의 목표 수에 비해 체크인된 목표 개수가 저조하다면, 원인을 파악하고 가급적 모든 목표에 대해 체크인하도록 구성원을 독려할 필요가 있습니다.
구성원들은 목표가 지난 체크인 때와 동일한 상태 값이라면, 즉 목표 상태의 변화가 없다면 체크인을 하지 않아도 된다고 생각할 수 있습니다. 그러나 체크인은 주기적으로 자신의 목표를 확인하고 점검하는 것에 의미가 있으므로 지난 체크인과 동일한 상태이더라도 체크인을 진행하는 것이 중요함을 강조해주세요. 구성원에게 아래 아티클을 공유하는 것도 추천드립니다.
‘이것’을 안하면 목표관리는 의미가 없다? - 체크인의 중요성
Tip) 상황별 체크인 독려하는 법
체크인 되지 않은 목표 중 ‘대기’가 많은 경우
해당 목표와 관련된 활동의 시작 일정이 먼 미래인 경우, 구성원들은 해당 목표가 시작되기 전까지는 ‘대기’ 상태를 유지하면 되므로 최초 한 번만 ‘대기’로 체크인하면 충분하다고 인식할 수 있습니다. 그러나 체크인은 기본적으로 목표를 다시 한 번 살펴보고 점검하는 것에 의미가 있으므로 대기 상태가 지속되더라도 해당 목표에 대하여 ‘대기’상태를 지속적으로 체크인하도록 독려해주세요.
체크인 되지 않은 목표 중 ‘순항’이 많은 경우
충분히 잘 진행되고 있어 별다른 체크인의 필요성을 느끼고 있지 못할 확률이 높습니다. 그러나 목표가 순항 중이라면 지난 주에 비해 분명 진척도의 변화가 있을 것이므로 진척도를 체크할 수 있도록 독려해주세요. 만약 순항 중임에도 진척도의 변화가 있지 않다면, 진척도를 유지하더라도 ‘순항’으로 체크인하도록 독려해주세요.
체크인 되지 않은 목표 중 ‘난항’이 많은 경우
주로 지난 체크인 때 ‘난항’으로 표기하였고 해당 문제가 해결되지 않아 이번 체크인도 동일하게 ‘난항’인 경우입니다. 이 경우에는 해당 목표에 대한 문제점을 리더 입장에서 고려해보고 구성원과의 미팅을 통해 문제점을 해결하기 위한 방안을 토론할 필요가 있습니다. 그리고 이러한 문제점을 제거하기 위한 액션 후에도 여전히 난항 상태라면, 혹시 목표를 조금 더 세분화해야 하는 것은 아닌지, 목표를 달성하기 위한 환경의 변화로 인해 중단이 필요한 상황은 아닌지 등 목표 자체에 대해 체크해 볼 필요가 있습니다.
2. 체크인의 세부 내용을 확인합니다
전체적인 체크인 현황에 대해 확인하였다면, 그 다음은 리더가 속한 조직의 목표별 세부 현황에 대해 확인합니다.
CLAP에서는 5가지의 체크인 상태(대기, 중단, 순항, 난항, 완료)를 제공해 목표의 상황을 직관적으로 알 수 있는데요, 체크인 상태가 각각 무엇을 의미하며 각 상태별로 리더는 어떠한 액션을 취해야 하는지에 대해 자세히 알아보겠습니다.
[대기] : 아직 해당 목표와 관련된 액션이 시작되지 않은 상태입니다.
기본적으로 모든 목표는 ‘대기’에서 시작됩니다. 대기 상태의 목표는 시작 예정일이 구체적으로 제시되어 있는지 확인하고, 제시되어 있지 않다면 구성원과 협의를 통해 시작 일정을 정하고 다음 체크인 때 기록될 수 있도록 안내합니다.
또한 시작 예정일이 경과하였음에도 불구하고 여전히 대기 상태인 목표가 없는지 확인합니다. 이 경우, 어떠한 사유로 시작되지 못하고 있는지를 파악하고 그에 맞는 피드백을 제공합니다.
[순항] : 큰 문제없이 목표를 향해 나아가고 있는 상태입니다.
진척도의 변화가 있었는지 확인하고 해당 진척도가 적정한 상태인지 파악합니다. 만약 순항 중이더라도 목표달성을 위해 남은 기간에 비해 진척이 다소 느리거나 지난 주 대비 진척도에 변화가 없다면, 해당 부분에 대하여 구성원과 미팅하는 것을 추천드립니다.
[난항] : 목표를 달성하는 과정에서 어려움에 부딪힌 상태입니다.
난항 상태의 목표가 있다면 어려움을 해결하기 위한 미팅은 필수적으로 진행되어야 합니다. CLAP에서는 난항의 이유를 세 가지로 제시합니다.
- 리소스가 부족합니다. 업무 조율이 필요합니다.
- 달성 과정에 문제가 생겼습니다. 도움 받고 싶습니다.
- 목표 자체가 부적절하다 생각합니다. 수정 논의가 필요합니다.
먼저 리소스가 부족한 경우, 미팅을 통해 구성원이 목표달성을 위해 진행하고 있는 업무 방식에 비효율은 없는지 먼저 파악합니다. 효율적인 방식으로 진행 중인 경우라면 팀 내에서 도움을 줄 수 있는 사람을 투입하는 것을 고려해야 합니다.
달성 과정에 문제가 생긴 경우, 어떠한 문제가 생겼는지 구체적으로 파악해야 합니다. 목표달성을 위한 협업이 제대로 이루어지지 않고 있는지, 목표달성 방법에 대한 고민이 생겼는지, 목표달성을 위한 자신의 역량이 부족함을 느껴 이에 대한 도움이 필요한지 등 문제를 정확히 진단하고 이를 해결하기 위한 방안을 구성원과 함께 논의합니다.
목표가 부적절하다고 생각하는 경우, 우선 해당 사유에 대해 구성원의 의견을 들어봅니다. 목표를 수립할 때와 상황이 변화되어 달성의 필요가 없어졌거나, 미처 발견하지 못했던 문제가 있어 달성이 불가능한 경우 해당 목표를 ‘중단’으로 변경하는 것에 합의합니다. 또한 상황의 변화에 따라 해당 목표를 다시 추진해야 할 수도 있으므로 어떠한 상황에 직면했을 때 목표를 다시 진행할 것인지에 대해 협의하고 미팅을 마무리합니다. 만약 매니저 입장에서 해당 목표는 여전히 필요하다고 생각된다면, 구성원이 부적절하다고 생각했던 이유 속에 숨겨진 문제를 파악하고 이를 해결하기 위한 방법을 제시합니다.
[중단] : 외부적 요인으로 인해 해당 목표를 달성하지 않기로 결정한 상태입니다.
중단의 경우, 가급적 사전에 매니저-구성원 간의 협의를 통해 중단여부를 결정한 후 체크인에 반영하는 것을 추천드립니다. CLAP에서는 ‘난항’의 사유로 목표의 부적절함을 제시하고 있기에, 구성원이 목표를 중단하고 싶어한다면 우선 ‘난항’으로 체크인하여 매니저와 협의 후 ‘중단’으로 변경할 수 있도록 안내해주세요.
CLAP에서는 중단 사유를 아래 두 가지로 제시합니다.
- 상황이 변해 더 이상 달성할 필요가 없습니다
- 목표를 달성하는 것이 불가한 상황이 발생했습니다
[완료] : 목표를 달성한 상태입니다.
우선 구성원에게 목표를 달성한 것을 축하해주세요! 🥳
그리고 목표달성 과정을 회고합니다. CLAP에서는 아래 내용을 중심으로 회고를 진행하는 것을 추천드립니다.
- 계획과 결과물의 차이, 그리고 그 원인은 무엇인가요?
- 예기치 않은 좋은 것(성공사례), 나쁜 것(실패사례)은 무엇인가요?
- 이번 목표달성을 통해 얻은 인사이트는 무엇인가요? 어떤 것은 계속하고, 어떤 것은 그만해야 하나요?
CLAP에서 제공하는 체크인 기능을 리더/매니저 중심으로 살펴보았는데요, 체크인은 목표를 향해 제대로 나아가고 있는지 주기적으로 확인함으로써 조직의 목표달성을 돕는 중요한 수단입니다. CLAP의 체크인 기능을 통해 조직의 목표를 체계적으로 관리하는 습관을 가지게 된다면, 이전과 다른 성과를 창출하실 수 있을거에요! CLAP이 응원합니다 🙂
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