✔️ 1on1 미팅에서 잊지 않고 액션아이템을 설정하고, 이를 지키고 싶으신 분
✔️ 1on1 미팅을 진행하며 손쉽게 지난 액션 아이템을 회고하고 싶으신 분
✔️ 특정 멤버의 액션 아이템 히스토리를 한 곳에서 보고 싶으신 분
리더는 더 좋은 팀 성과를 이끌어내고 구성원의 성장을 지원하기 위해 1on1 미팅을 진행합니다. 1on1 미팅과 관련한 질문을 받아보면 ‘매 번 똑같은 이야기만 나와서 1on1 미팅의 필요성을 모르겠다’고 말씀주시는 분들이 종종 계신데요, 1on1 미팅의 내용이 반복되지 않도록 도와주는 것이 바로 액션 아이템(Action Item)입니다.
📌 1on1미팅에서 멤버가 말이 없는 이유 - 신뢰를 쌓는 방법
📌 효과적인 1on1미팅을 위해서 이것만은 꼭!
효과적인 1on1 미팅을 도와주는 클랩CLAP에서는 1on1 미팅의 과정에서 액션 아이템이 꼭 설정되고 실천될 수 있도록 여러 기능을 통해 지원하고 있어요.
1. 1on1 미팅의 액션 아이템 설정과 실천을 잊지 않도록 도와드려요
액션 아이템의 중요성은 알고 있지만 막상 1on1 미팅을 진행하다보면 액션 아이템 설정을 잊으신 적, 있으시지 않나요? 클랩을 활용해 1on1 미팅을 진행하신다면 1on1 미팅 노트에서 액션 아이템을 기록할 수 있어 액션 아이템을 놓치지 않고 설정할 수 있어요. 특히 리더 입장에서는 구성원과 공유하기 위한 요약 노트를 작성할 때 ‘새로운 액션 아이템’란을 확인하게 되므로, 1on1 미팅에서 액션 아이템 설정을 습관화하도록 설계하였습니다. 또한 액션 아이템은 매니저 및 멤버 모두 등록이 가능하므로 혹여 매니저가 액션 아이템 설정을 깜빡 잊더라도, 멤버가 미팅 노트를 확인하고 알려줄 수 있어요!
액션 아이템을 잊지 않고 설정하는 것보다 더 중요한 것이 있는데요, 바로 설정한 액션 아이템을 다음 1on1 미팅 전까지 지키는 것입니다. 1on1 미팅의 액션 아이템을 지키는 것이 중요한 이유는 매니저와 멤버가 각자의 액션 아이템을 지키는 모습을 꾸준히 보여줄 때 서로에 대한 신뢰가 쌓일 수 있기 때문이에요.
그러나 바쁜 업무 속에서 액션 아이템을 잊어버리는 경우가 자주 발생합니다. 이를 해결하기 위해 클랩CLAP에서는 두 가지 방법으로 액션 아이템을 잊지 않고 실천하실 수 있도록 도와드려요.
우선 슬랙(Slack)의 클랩앱의 메인 화면에서 언제든 액션 아이템 확인하실 수 있어요. 클랩은 슬랙을 통해 1on1 미팅을 잊지 않고 진행하실 수 있도록 1on1 미팅의 주기 도래 알림, 1on1 미팅 일정 확정 알림, 1on1 미팅 1일 전 및 30분 전 알림을 제공하고 있는데요, 해당 알림 확인을 위해 클랩앱에 접속하시면서 홈 탭으로 이동하면 미완료 상태의 액션 아이템을 확인할 수 있어 잊지 않을 수 있습니다.
또한 슬랙(Slack)의 클랩앱이 직접적으로 알림도 제공해요. 1on1 미팅의 1일 전 및 30분 전 알림의 하단에 ‘완료되지 않은 나의 액션 아이템’ 개수를 알려드립니다. 이를 통해 1on1 미팅에 참여하기 전, 자신의 액션 아이템을 다시 한 번 확인하고 실천할 수 있어요.
2. 1on1 미팅을 진행하며 손쉽게 지난 액션 아이템을 회고할 수 있어요
클랩에서는 1on1 미팅을 시작할 때 지난 1on1 미팅의 액션 아이템을 회고하는 것을 권장합니다. 이를 통해 액션 아이템의 실천이 1on1 미팅에서 중요하다는 사실을 지속적으로 매니저와 멤버 모두가 인지할 수 있고, 액션 아이템 회고를 통해 1on1 미팅의 또 다른 주제를 발굴할 수도 있기 때문입니다.
액션 아이템의 회고를 위해 매 번 지난 번에 작성한 1on1 미팅 기록을 들춰보느라 번거롭지 않으셨나요? 혹은 지켜지지 않은 1on1 미팅의 액션 아이템은 시간이 흐르면 휘발되는 점이 아쉬우셨나요? 클랩은 이러한 어려움을 해결하기 위해 1on1 미팅 노트에 지난 액션 아이템 회고란을 만들어두었어요. 해당 영역에서는 지난 1on1 미팅에서 설정된 액션 아이템 뿐 아니라, 과거의 1on1 미팅에서 설정되었으나 아직까지 완료가 되지 않은 액션 아이템도 함께 보여요. 따라서 더 이상 지키지 않은 과거의 액션 아이템을 찾거나 지난 원온원의 액션 아이템을 찾기 위해 기록을 뒤적일 필요도, 지난 미팅의 액션 아이템을 이번 미팅노트에 번거롭게 복사+붙여넣기 할 필요가 없어요.
3. 멤버별로 액션 아이템 히스토리를 한 눈에 볼 수 있어요
액션 아이템은 그 당시 멤버가 직면하고 있는 문제 상황을 해결할 수 있는 것들로 설정하게 되는데요, 그렇기에 액션 아이템을 모아서 살펴보면 그 멤버가 어떠한 어려움을 겪어왔는지를 한 눈에 볼 수 있습니다. 그렇기에 클랩은 멤버별로 액션 아이템의 히스토리를 한 눈에 보실 수 있도록 기능을 제공합니다.
클랩의 액션 아이템은 목표, 성장, 팀문화라는 총 세 가지의 태그를 제공합니다. 각 태그는 아래와 같이 활용해보세요.
- 목표 : 목표 달성 과정에서 어려움을 해결하거나, 목표 달성을 지원하기 위한 액션 아이템
- 성장 : 구성원의 커리어, 역량을 성장을 위해 수립된 액션 아이템
- 팀문화 : 구성원의 목표, 성장과 관련 있지는 않지만 전반적인 팀 문화의 개선을 위해 수립된 액션 아이템
이렇게 태그를 구분해두면 멤버별로 주로 어떠한 주제의 문제를 해결하기 위해 노력하고 있는지를 살펴볼 수 있습니다. 특정 멤버는 주로 목표와 관련된 액션 아이템을 선정하는 반면, 어떤 멤버는 목표와 성장, 팀문화 등을 골고루 논의할 수도 있습니다. 만약 지나치게 하나의 태그만 사용 중이시라면 다른 태그와 관련된 이야기를 1on1 미팅에서 진행해보시는 것도 좋습니다.
해당 화면을 통해 멤버별로 액션 아이템의 전반적인 내용과 실천 여부를 종합적으로 확인할 수 있습니다. 동일한 문제가 몇 달째 해결되지 않아 비슷한 액션 아이템이 반복되는 멤버가 있는 반면, 액션 아이템을 잘 지켜온 덕에 문제가 해결되어 매 번 새로운 액션 아이템이 등록되는 멤버도 있습니다. 또는 액션 아이템의 달성 비중이 50% 수준인 멤버가 있는 반면, 액션 아이템을 항상 지키는 멤버도 있습니다. 이러한 멤버 간 차이를 살펴보면 어떠한 구성원에게 어떤 내용으로 피드백을 주어야 할지 감을 잡을 수 있습니다.
1on1 미팅의 주요 목적은 더 좋은 팀 성과를 달성하는 것입니다. 이를 위해 멤버가 당면하고 있는 문제를 듣고 이를 해결하기 위한 행동을 정하는 액션 아이템 설정 과정이 진행될 때 1on1 미팅은 매 번 다른 이야기로 구성될 수 있습니다.
1on1 미팅에서 액션 아이템을 수립하는 것이 아직 어렵게 느껴지신다면, 클랩의 도움을 받아 액션 아이템의 설정과 실천을 습관화 해보세요!
